Lean Planning Poker

Wil je leren hoe je Planning Poker kan inzetten bij het prioriteren van verbetermaatregelen?

In dit blog vertellen we hoe je Planning Poker kan toepassen om jouw Lean verbeterproject een boost te geven! Planning Poker is bij uitstek geschikt om te gebruiken in Lean projecten.

Lees verder als je antwoord wilt op deze vragen:

• Wat is Planning Poker?
• Hoe kan ik Planning Poker flexibel inzetten om te prioriteren?

Of

• Als je op zoek bent naar een stappenplan om aan de slag te gaan met Planning Poker.

Wat is Planning Poker?

Planning Poker is een methode vanuit Scrum om puntenwaardering toe te kennen aan User Stories. Door het Pokeren bepaal je gezamenlijk met het team de complexiteit van een User Story. Lees hier meer over in onze blog over Scrum op kantoor.

Wij hebben net als scrum een stappenplan gemaakt om Planning Poker toe te passen bij Lean als je een lijst met verbetermaatregelen wilt prioriteren met het kernteam. Een belangrijk aspect van Planning Poker is dat ieder teamlid de kans krijgt zijn/haar mening te geven over de verbetermaatregelen. Daarnaast ontstaat er begrip en draagvlak voor de verbetermaatregelen en de afgestemde prioriteit. Dit zorgt weer voor een betere focus en succes bij het implementeren en borgen van de verbetermaatregel in de praktijk!

Hoe kan ik Planning Poker flexibel inzetten om te prioriteren?

Planning Poker is laagdrempelig en makkelijk toepasbaar. Het is net als vele andere tools iets wat je gedaan moet hebben om te zien wat het voor jouw organisatie kan betekenen. In onze ervaring werkt Planning Poker vooral goed bij de complexere verbetermaatregelen waar meer tijd voor uitgetrokken moet worden. Let wel, verbetermaatregelen die snel te realiseren zijn moet je vooral meteen uitvoeren, het zogenoemde laaghangend fruit.

Om te starten met prioriteren is het belangrijk dat je al een aantal Lean sessies achter de rug hebt met het kernteam. Vanuit deze sessies is een lijst met verbetermaatregelen ontstaan. De eerste stap die je zet met het kernteam is om deze verbetermaatregelen op de prioriteitenmatrix te zetten.

• Download een gratis format prioriteitenmatrix op onze download pagina

Wil je meer weten over Lean en de Omgevingswet of heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Wil je meer leren over hoe je Lean kan inzetten bij de invoering van de nieuwe Omgevingswet? Schrijf je dan in voor een van onze Lean trainingen.

Door de verbetermaatregelen eerst in de kwadranten te verdelen krijg je al een eerste schifting. Zoals eerder aangegeven adviseren wij verbetermaatregelen met een lage inspanning en een hoog efftect, het zogenaamde “laaghangend fruit” direct op te pakken, dit zijn de quick wins. De verbetermaatregelen welke in de kwadranten met hoge inspanning én een laag of hoog effect, respectievelijk de kwadranten‘Onderzoeken’ en ‘Afstemmen met andere partijen’ dienen diepgaander geprioriteerd te worden om echt begrip en draagvlak te creeren.

Stappenplan Lean Planning Poker

Hieronder een stappenplan om de complexere verbetermaatregelen te prioriteren met Planning Poker.

1. Elk teamlid krijgt één set kaarten met de waarden 0, 1/2, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 en 100.
2. Maak met elkaar afspraken over hoe de puntenwaardering zal plaatsvinden. Bijvoorbeeld op basis van hoeveelheid werk, complexiteit, doorlooptijd, benodigde expertise, externe afhankelijkheden of meerdere van genoemde factoren.
3. Vervolgens wordt er per verbetermaatregel gewaardeerd (inschatting) door elke deelnemer. Iedereen legt voor zichzelf een kaart op tafel die de waardering voor de gekozen verbetermaatregel representeert. Als iedereen een kaart heeft neergelegd draait iedereen tegelijk zijn/haar kaart om.
   1. Als iedereen dezelfde puntenwaardering geeft is er overeenstemming en kan doorgegaan worden met de volgende verbetermaatregel.
4. De personen met de hoogste en laagste waardering motiveren hun inschatting. Door het motiveren van hun waardering kunnen andere inzichten ontstaan.
5. Vervolgens wordt er door iedereen opnieuw gewaardeerd, met in het achterhoofd de informatie uit de vorige ronde. Hierdoor wordt de prioritering van de verbetermaatregelen concreter voor iedereen. Op deze manier ontstaat er draagvlak.
6. Dit herhaalt zich totdat er overeenstemming is bereikt. Vaak is dit niet het gemiddelde, maar ligt de uitkomst dichter bij één van de uitersten.
   1. Als er toch meerdere verbetermaatregelen zijn met dezelfde puntenwaardering dan kiest de groep welke verbetermaatregel als eerste wordt opgepakt.
7. Met bovenstaande stappen werk je stuk voor stuk alle verbetermaatregelen van de lijst af en kom je gezamenlijk tot prioritering.

Mochten er nog vragen zijn of willen jullie sparren over hoe je Planning Poker kan inzetten in de praktijk? Bel ons dan gerust!

Wil je meer weten over Lean Planning Poker of heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact met ons op via het contactformulier.

Wil je zelf je Lean Green Belt of Lean Yellow Belt certificaat behalen? Schrijf je dan in voor een van onze Lean trainingen.