Scrum projecten
Scrum op kantoor voor non-IT
We krijgen regelmatig de vraag hoe Scrum ingezet kan worden bij projecten buiten de IT en bij projecten en werkgroepen, maar ook de vraag hoe je Scrum bij de overheid kan inzetten. Om hierop een antwoord te geven eerst het volgende: de Scrum methodiek kan je prima gebruiken in allerlei (kleine) projecten en werkgroepen en zeker ook bij de overheid kan je Scrum werken goed inzetten! Om hierbij te helpen hebben wij van SlimLean de opzet zoals wij die in de praktijk toepassen uitgewerkt. Onderstaande uitwerking is een afgeleide van de Scrum methodiek om aan de slag te gaan met Scrum bij een dienstverlenende organisaties, zoals de overheid.
1. Stel eerst een team of werkgroep samen bestaande uit: verschillende disciplines, kwaliteiten en talenten. Zorg dat je een Product Owner (opdrachtgever) hebt, een Scrum Master (facilitator/begeleider) en drie tot acht mensen om te werken in het (development) team;
2. Belangrijk is elkaar leren kennen. Dit doe je in de eerste werksessie aan de hand van het team canvas. Daarin is het goed om de opdracht/onderwerp, het nut en de noodzaak van het nieuwe team/werkgroep te delen en gezamenlijk zicht krijgen op elkaars kenmerkende sterktes en zwaktes, waarden, doelen, kwaliteiten en werkafspraken. Dit kan voor het team/werkgroep en per individu;
3. Bepaal samen met de Product Owner/ opdrachtgever hoe het eindresultaat (definition of done) eruit komt te zien;
4. Knip de opdracht met het gewenste eindresultaat eerst in kleinere tussenstappen op (product backlog);
5. Verzamel input van de stakeholders en de klant (User Stories). Kijk hierbij vooral ook naar de klantwaarde. Wat is de waarde voor de klant van het op te leveren product/dienst? Klantfocus is de aanjager van het continue verbeterproces;
6. Voordat je een Sprint start heb je met je team/werkgroep een Sprint Planning meeting georganiseerd. Deze meeting duurt meestal 1,5 tot 2 uur voor een sprint van 1 week. De Product Owner/ opdrachtgever is aanwezig bij deze meeting. In deze Sprint Planning meeting bepaal je samen met het team wat in de komende sprint opgeleverd gaat worden. Het team gaat vervolgens User Story prioriteren en selecteren om als eerst mee aan de slag te gaan in de eerste werkweek (Sprint*). De geselecteerde User Stories komen op de Sprint Backlog, het overzicht met werk voor de komende werkweek/ Sprint. * De Sprint kan in overleg met het team 1 tot 4 weken duren;
Opmerking: gebruik voor het selecteren/prioriteren van de user stories de tool/spel “Planning Poker”. Bij Planning Poker krijgt elk teamlid een set kaarten met de waarden 0, 1/2, 1, 2, 3, 5, 8, 13, 20, 40 en 100. Vervolgens wordt er een User Story geselecteerd. Ieder teamlid legt vervolgens een kaart neer met een inschatting hoe groot of complex (hoeveelheid werk) een activiteit volgens hem of haar is. De personen met de hoogste en laagste inschatting lichten hun keuze toe. Hierdoor worden de activiteiten concreter voor iedereen. Vervolgens start de volgende ronde en gooit iedereen opnieuw een kaart op, met in het achterhoofd de informatie uit de vorige ronde. Dit herhaalt zich totdat er overeenstemming is bereikt. Vaak is dit niet het gemiddelde, maar ligt de uitkomst dichter bij één van de uitersten.
7. Om de voortgang van het werk goed te volgen organiseer je een Daily Scrum. Dit is een dagelijkse meeting van maximaal 15 minuten (Stand up meeting). Het is aan te raden om de dag te beginnen met deze meeting. In deze beantwoord elk teamlid drie vragen:
- Wat heb je gister gedaan?
- Wat ga je vandaag doen?
- Wat zijn belemmeringen waardoor je je werk niet af krijgt? Deze belemmeringen (Impediments) schrijft de Scrum Master op een lijstje, de Impediment Backlog.
8. De Scrum Master houdt de Impediment Backlog bij, maar het hele team is verantwoordelijk om oplossingen te verhelpen;
9. Tijdens de Stand Up meeting kan je gebruik maken van het Scrumbord (Kanban of Verbeterbord) om visueel te maken wat er nog te doen staat en wat er al is afgerond;
Na elke Sprint organiseer je samen:
10. Een Sprint Review op wát er is gemaakt. Hier betrek je de klant(en) en stakeholders bij en vraag je feedback op het (deel)product.
11. Een Retrospective over hoe het is gemaakt/ hoe er is gewerkt. Deze meeting is voor het team zonder de klant en stakeholders. Tijdens de Retrospective heb je het met het team over: wat kan beter? wat ging goed? en wat was de kwaliteit van de samenwerking zoals, werkverdeling, samenwerking, rolverdeling, etc? Het gaat om aandachtspunten die binnen de eigen invloedssfeer liggen.
De meest gebruikte vorm van de Retrospective is een sessie waarin alle teamleden hun hoogtepunten (highs) en dieptepunten (lows) op post-its schrijven die vervolgens worden geclusterd naar onderwerp. Daarna geven alle teamleden stippen/punten aan de onderwerpen die ze belangrijk vinden. Voor die onderwerpen worden acties bedacht en afgesproken.
Je bent nu helemaal klaar om met het team/werkgroep op een Scrum werkwijze aan de slag te gaan. Hieronder nog een afbeelding om bovenstaande stappen visueel te maken. Veel succes!
Wil je meer weten over dit onderwerp?Neem dan contact met ons op via het contactformulier.
Wil je meer leren over dit onderwerp? Schrijf je dan in voor een van onze Lean trainingen. Tijdens onze Lean trainingen behandelen wij ook Agile en Scrum!
Scrum werkwijze
